VERSLAG VAN DE JAARVERGADERING ,,IJSCLUB DE VAART “ d.d. 21 november 2014 gehouden in ons clubhuis. Aanwezig: 25 leden

1. Opening

De voorzitter Bram Roodhart opent de vergadering en heet eenieder een hartelijk welkom. Het afgelopen jaar was voor onze club een slecht seizoen daar er nauwelijks of geen ijs is geweest, hij hoopt met het gehele bestuur op een beter jaar voor onze club.

1. Mededelingen en goedkeuring deze agenda

Piet Roolfs heeft zich afgemeld vanwege vakantie, verder akkoord. De agenda wordt goedgekeurd.

1. Vaststellen notulen jaarvergadering 22 nov. 2013

Rijk Rigter meldt dat we het financiële verslag niet op onze site zetten, deze verslagen worden in de vergadering uitgereikt en na de vergadering ingenomen voor zover men deze niet mee wil nemen. Wim Westerveld meldt dat iedere zondag vanaf 21.00 uur in Utrecht marathon schaatsen is. Belangstellenden kunnen daar eens een kijkje nemen om te zien hoe een en ander in zijn werking gaat als voorbeeld, alvorens deze happening ook op onze baan wordt gehouden. Het verslag wordt verder goedgekeurd met dank aan de secretaris. 4 . Ingekomen stukken Peter van Hofslot meldt dat we een afzegging van de Gem. Eemnes hebben gekregen op ons verzoek, om subsidie in het kader van een gelijke verdeling van de subsidiegelden voor sportclubs. Op ons verzoek de WOZ naar beneden bij te stellen is wel voldaan. Verder komen er dagelijks volmachten binnen voor automatische incasso en mail adressen .

5. Jaarverslag secretaris

Peter van Hofslot doet verslag over het afgelopen jaar, het voltallige bestuur is het laatste verenigingsjaar vier keer bijeen geweest en de technische commissie en het dagelijks bestuur zijn wat vaker bijeen geweest. Onderhoud baan en clubhuis alsmede de verhuur van ons clubhuis zijn telkens weer terugkerende agendapunten. Ook hebben we regelmatig gesproken over de perikelen rondom de automatische incasso, hoe daar invulling aan te geven.

6. Jaarverslag penningmeester

Rijk Rigter doet verslag van de aan ieder uitgereikte financiële stukken t.w. toelichting jaarrekening, Baten en Lasten, Balans, Vaste Activa en het budget voor het komende jaar. Hij meldt dat we dit jaar (zonder ijs) met een positief saldo van 295 euro zijn geëindigd. Er zijn verder geen vragen en de begroting wordt door de vergadering goedgekeurd. Ook de contributie blijft zoals de laatste jaren t.w. 8 euro per gezin.

7. Verslag kascommissie

Marinus Kamphorst en Theo Veenstra hebben de kas gecontroleerd alsmede de financiële stukken van het afgelopen boekjaar, alles zag er netjes uit en detacheren de penningmeester over het gevoerde financiële beleid. 8.Verkiezing kascommissie Aftredend is Marinus Kamphorst, Theo Veenstra en Ton Horst gaan de kas in 2015 controleren met als reserve Peter Springer.

9. Verslag verhuur clubhuis

Frans van Dongen doet verslag en meldt dat ons clubhuis afgelopen jaar 73 dagdelen is verhuurd. Ook hebben we ons clubhuis en baan tweemaal ter beschikking gesteld aan de KPJ ten behoeve van de Nieuwjaars duik en de zeskamp. We kunnen nog wat huurders gebruiken, inmiddels is er een oproep geplaatst in de Rotonde. Theo Veenstra vraagt zich af of we de huur moeten herzien, hetgeen we gaan bespreken binnen het dagelijks bestuur.

10. Verslag ledenadministratie

Marian Springer doet verslag en meldt dat er tot op heden 690 betalingen binnen zijn, hetgeen wat minder is als andere jaren rondom deze tijd. 250 Facturen gaan er per mail uit, we hebben inmiddels 370 machtigingen en 444 mailadressen binnen. Afgelopen seizoen hebben we 23 opzeggingen gehad, ons totaal ledenaantal is 1250 gezinnen. Theo Veenstra verwacht bij ijs een grote drukte aan de kassa, voldoende personeel en inschrijfformulieren zijn belangrijk. Herman van t Hof stelt voor de begeleidingsbrief die we ieder jaar versturen visueel aan te passen, zodat de nota van 8 euro duidelijk naar voren komt. Emiel Dekker stelt voor in het begin van een ijsperiode een mobiel pin apparaat te huren, dit gaan we onderzoeken.

11. Bestuursverkiezing

Piet Roolfs en Piet van de Kuinder treden af als bestuurder na 20 en 18 jaar lid te zijn geweest. Bram dankt Piet voor zijn bewezen diensten in al die jaren, beide Pieten blijven overigens als vrijwilliger beschikbaar. Beide heren krijgen een vermelding op het bord ”leden van verdiensten” hetgeen opgehangen is in ons clubhuis. (ps. van Piet Roolfs hebben we eerder afscheid genomen vanwege zij vakantie) Beide heren krijgen een goede fles wijn alsmede een dinerbon. Als nieuw lid stelt het bestuur voor de heer Stefan Bast, de vergadering gaat hiermee akkoord en Bram overhandigt hem een nieuwe jas met het logo van de ijsclub. Jeroen Arends blijft als vrijwilliger beschikbaar.

12. Rondvraag

Roel Cnossen bedankt de ijsclub voor het beschikbaar stellen van baan en clubhuis t.b.v. de Nieuwjaarsduik en zeskamp. Hij vraagt ook komend jaar weer gebruik te mogen maken voor deze activiteiten, hetgeen goedgekeurd wordt mits de baan en ons clubhuis netjes worden achtergelaten .

13. Sluiting

De voorzitter Bram bedankt de vergadering en met name Theo Veenstra voor het versturen van de facturen van de verhuur, Frans van Dongen voor het beheer van ons clubhuis, Reyer en Gert voor het onderhoud van de baan alsmede Jan Manten en Jan Hagen voor hun assistentie hierbij. Bram meldt dat we altijd hulp kunnen gebruiken, zij kunnen contact opnemen met Reyer. Snel tot IJS.   Verslag: Peter van Hofslot